Automatização de tarefas

O SIGA incorpora um Workflow lógico que automatiza e assegura o desempenho consistente das tarefas de gestão académica, desde a candidatura à emissão dos certificados, minimizando eventuais os erros e omissões, garantindo simultaneamente o correto follow-up de registos, candidaturas e inscrições. Simultaneamente, o aplicativo automatiza tarefas redundantes e repetitivas que, de outra forma, consumiriam muito tempo e atenção dos colaboradores.

O SIGA intervém no processo de gestão académica desde o início, disponibilizando um formulário de candidatura online aos cursos com edições abertas. A informação é introduzida pelo candidato e sujeita a várias validações automáticas para garantir a sua fiabilidade. Posteriormente, a informação é armazenada numa base de dados, podendo ser exportada para outros sistemas de informação (Contabilidade, Gestão académica, etc.) sem necessidade da sua reintrodução manual.

O processo de candidatura pode ser simplificado ou envolver diversas fases, controladas pelo sistema, como ilustra a figura seguinte:

O aplicativo SIGA apresenta as seguintes funcionalidades e vantagens:

• Formulário de candidatura simples ou multi-página: o formulário pode ser de uma única página ou pode ser dividido em várias páginas, permitindo ao candidato efetuar apenas um Registo Prévio ou gravar e completar a candidatura mais tarde;

• Flexível e adaptável: este aplicativo adapta-se a processos de candidatura com diferentes níveis de complexidade, podendo requerer confirmação da candidatura através de link enviado por email, Pagamento de taxa de candidatura, Aprovação manual de candidatura, Pagamento de inscrição e/ou Validação manual da inscrição, entre outros requisitos;

• Edições e Períodos: também ao nível da calendarização o SIGA se revela bastante ajustável a diversos formatos e requisitos. Um curso pode ter diversas edições (com calendários e conjuntos de participantes próprios), e estas podem ter vários períodos, sendo que cada período poderá ter datas de início e fim próprios, bem como um conjunto de disciplinas devidamente sincronizadas com a plataforma elearning;

• Área Reservada: enquanto candidato, o utilizador dispõe de uma área reservada onde pode ver o estado de todas as suas candidaturas e tomar as ações necessárias para a candidatura progredir (pagar, completar inscrição, etc.). Por sua vez, o aluno poderá consultar nesta área os horários, faltas, notas, imprimir certificados, comunicar com o secretariado, entre outras funcionalidades relevantes;

• Gestão académica e logística: o aplicativo pode ser usado para gerir as notas dos alunos, calcular a nota final do curso, gerir salas, horários e professores, registar faltas, imprimir pautas fotográficas (com o número de aluno, nome, email e foto) e emitir certificados dos alunos;

• Emissão de certificados: o SIGA pode gerar automaticamente certificados, que podem ser impressos ou descarregados em PDF pelos alunos na sua área reservada. Os certificados podem incluir os dados do participante, a nota final do curso e a nota das várias disciplinas;

• Questionários de avaliação: o sistema permite a disponibilização de questionários de Avaliação da Formação na área reservada dos alunos e a respetiva análise estatística no Backoffice. Para incentivar os alunos a responder ao questionário, o sistema pode impedir que o aluno veja as suas notas no curso durante um período de quarentena.

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